Plötzlicher Ausfall des Betriebsinhabers

In ihrer Selbstwahrnehmung halten sich die meisten Menschen für fit, viele für unverwüstlich. Ofenbauer beweisen hier oft erstaunliches Selbstbewusstsein, selbst wenn sie ein Alter erreicht haben, in dem andere Menschen längst im Ruhestand sind. Dabei kann ein plötzlicher, unvorbereiteter Ausfall jeden treffen, wie die meisten Leser aus ihrem persönlichen Umfeld wissen.

Rechtliche Risiken

Optimismus ist zweifelsohne eine positive Eigenschaft, im Berufs- wie auch im Privatleben. Die Hoffnung lange leistungsfähig zu sein und den eigenen Betrieb führen zu können ist nicht ausschließlich eine finanzielle Frage, sondern auch eine Herzensangelegenheit vieler Betrof-fener. Dabei sollte Optimismus nicht mit Leichtsinn verwechselt werden, zumal sich die Frage von Betriebsübergabe und Vererbung bei Unternehmern komplex gestaltet. Entsprechend ist im Regelfall ein Testament aufgesetzt, die Erbfolge und der Betriebsübergang im Todesfall scheinbar geklärt. Dabei wird allerdings das größte Risiko ausgeklammert. Dies ist nicht der plötzliche Tod, sondern die langandauernde Geschäftsunfähigkeit. Wurden für dieses Risiko keine Vorkehrungen getroffen droht binnen weniger Tage der Betriebsstillstand. Bankkonten werden eingefroren, Lieferanten und Mitarbeiter können nicht bezahlt, Verträge nicht abgeschlossen oder gekündigt werden. Noch so überzeugende testamentarische Regelungen greifen nicht, da diese nur im Todesfall wirksam werden. Gesetzlich festgelegt ist, dass das Betreuungsgericht für jeden dauerhaft Geschäftsunfähigen einen Betreuer bestellt. Diese Bestellung dauert einige Zeit, weiterhin muss der Betreuer keine unternehmerischen Fähigkeiten haben und kann auch nicht für den Betrieb entscheiden. Das Unheil nimmt seinen Lauf…

Optimismus sollte nicht mit Leichtsinn verwechselt werden.«

Eine zentrale Lösung im Innenverhältnis des Betriebs liegt in der Vergabe einer Prokura oder Generalvollmacht. Diese kann sowohl an einen leitenden Mitarbeiter, als auch einen befreundeten Unternehmer vergeben werden. Branchen- und Geschäftskenntnisse sind in jedem Fall wichtig, sind die im zweiten Textteil angesprochenen organisatorischen Risiken geklärt, muss allerdings kein detailliertes Wissen über einzelne Geschäftsvorfälle vorliegen. Mit einer Betreuungsverfügung wird das Betreuungsgericht davon überzeugt, dass zumindest in geschäftlichen Dingen kein anderer Bevollmächtigter eingesetzt werden muss. Dabei ist eine notarielle Beurkundung sinnvoll, da formlose Vollmachten nicht immer anerkannt werden und gegenüber dem Handelsregister oder dem Grundbuchamt wirkungslos sind. Der Betroffene kann und soll sicherlich eine Patientenverfügung erstellen, diese bezieht sich allerdings primär auf medizinische Maßnahmen. In der Regel wird ein naher Angehöriger zum Bevollmächtigten erklärt.

Organisatorische Risiken

Ein plötzlicher Ausfall schockiert alle Betroffenen. Neben der Familie auch die Mitarbeiter, insbesondere im Mittelstand, wo der Inhaber keine abstrakte Figur ist, sondern ein Mensch mit dem täglich zusammen gearbeitet wird. Dennoch gilt, dass das Leben, vor allem das Geschäftsleben, weitergehen muss, rasch.

Führungsstil und Organisation

Zentraler Parameter des Risikos ist sicherlich die Anzahl der Mitarbeiter und damit verbunden die Organisation des Ofenbauers. Selbstständige Unternehmer sowie die Leiter von Abteilungen und Betriebsstätten in großen Organisationen stellen mögliche Extrempunkte dar. Letztgenannte sind in ein enges Netz von Vorgaben und Prozessanweisungen eingebunden, kritische Aufgaben werden zentral durchgeführt, die Austauschbarkeit der Verantwortlichen vor Ort ist Systembestandteil, entsprechend einfach, ja geräuschlos kann ein unerwarteter Ausfall kompensiert werden. Am anderen Ende der Skala steht der selbstständige Unternehmer. Viele notwendige Informationen sind nicht schriftlich niedergelegt sondern existieren nur in dessen Kopf. Meist unbewusst, teilweise bewusst, auch um evtl. eine Stärkung der Konkurrenz bei einem Mitarbeiterwechsel zu erschweren.

Die Einbeziehung Dritter in die Entscheidungen und Abläufe ist neben dem persönlichen Naturell auch eine Frage des Alters. Vor allem ältere Ofenbauer sind in einem hierarchischen Umfeld aufgewachsen und legen erlernte Verhaltensweisen nur schwer ab. An dieser Stelle soll nicht der Führungsstil thematisiert werden, der Einfluss auf einen plötzlichen Ausfall sollte jedoch nicht unberücksichtigt bleiben.

Persönliche Leistungserbringung

Je nach Geschäftsmodell erbringt der Betroffene persönliche Leistungen für den Kunden. Das Risiko eines Ausfalls ist bedeutend höher, wenn der Unternehmer kundenseitig das „Gesicht“ des Betriebs ist. Mitarbeiter können nur Aufgaben übernehmen, wenn sie vorab an diese herangeführt wurden.

Geplante und ungeplante Abwesenheit

Vor allem Inhaber mittelständischer Betriebe sind ihrem Betrieb sehr stark verbunden und in alle Geschäftsprozesse eingebunden. Zwar besteht durchaus die Möglichkeit der Abwesenheit. Hält sich ein Betroffener jedoch für unverzichtbar oder ist der Betrieb so aufgestellt, dass er tatsächlich unverzichtbar ist, erfolgt schlicht keine Abwesenheit. Falls doch dann allenfalls für wenige Tage, verbunden mit der ständigen Erreichbarkeit und dem Nacharbeiten der liegengebliebenen Aufgaben.

Der ultimative Test besteht aus bereits vorgefallenen, ungeplanten Ausfällen. Hat dann alles reibunglos geklappt, scheint kein größeres Risiko vorzuliegen. Allerdings sind Veränderungen seit diesem Zeitpunkt zu berücksichtigen. Ist bspw. in der Zwischenzeit der früher gleichberechtigte Partner ausgeschieden oder hat sich der Ehepartner ins Privatleben zurückgezogen, kann eine andere Ausgangslage mit erhöhtem Risiko vorliegen.

Das grundsätzliche Ziel einer Notfallplanung ist die Aufgabenübernahme durch Mitarbeiter.«

Liegenlassen

Sicherlich sollen alle Aufgaben wichtig sein. Unter den vielfältigen Aufgaben werden sich auch solche befinden, welche wichtig, aber nicht dringend sind. Ist eine ausreichend lange Reaktionszeit vorhanden, sollten entsprechende Aufgaben vor allem in der ersten Phase des Ausfalls schlicht liegengelassen werden. Davon ist die langfristige Ausrichtung betroffen, welche jedoch selten verändert wird. Auch wenn sich komplexe Projekte in der Startphase befinden, ist es häufig am besten und ehrlichsten Geschäftspartnern begründet abzusagen. Mit dieser offenen Einstellung wird es einfacher, die Geschäftsbeziehung wieder aufzubauen, als den Geschäftspartner bei der Ausführung zu enttäuschen.

Übernahme durch Mitarbeiter

Das grundsätzliche Ziel einer Notfallplanung ist die Aufgabenübernahme durch Mitarbeiter. Können die Aufgaben an eine größere Zahl qualifizierter Mitarbeiter übergeben werden, die bereits in die Vorgänge eingebunden waren, dürften keine Probleme entstehen. In kleineren Betrieben stellt nicht alleine die fachliche Qualifikation eine Herausforderung dar, oftmals ist die ohnehin bestehende Arbeitsbelastung nicht weiter zu steigern. Auch dann ist die im nächsten Punkt aufgezeigte Lösung zu wählen.

Übernahme durch Dritte

Im Idealfall stehen ausgeschiedene Mitarbeiter zur Verfügung Aufgaben zu übernehmen, insbesondere wenn diese vor nicht allzu langer Zeit in den Ruhestand getreten sind. Hier kann es durchaus sinnvoll sein eine entsprechende „Reserve“ zu bilden und weiterhin im Kontakt zu bleiben. Gleiches kann für Mitarbeiter in Elternzeit gelten.

Je nach Zusammenarbeit kann ein Berufskollege kommissarisch bestimmte Aufgaben übernehmen. Besteht bisher schon ein regelmäßiger Austausch ist ein rascher Einstieg möglich. Hier ist eine Verknüpfung zu dem Menschen sinnvoll, der die oben angesprochene Vollmacht erhält.

In unterstützenden Bereichen können externe Dienstleister zum Einsatz kommen. So ist bspw. im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens der Einsatz des Steuerberaters möglich. Eine andere Möglichkeit ist der Einsatz von Interimsleitern. Hier können sich bspw. Meister und Fachingenieure anbieten, welche ihre formale Ausbildung abgeschlossen haben, aber bisher keine adäquate Stelle besetzen oder als Nachwuchskräfte tätig sind.

Die finanzielle Situation

Jeder Ausfall kostet Geld. Wieviel Geld kann bei einem Selbstständigen nicht so einfach prognostiziert werden, wie bei einem Angestellten mit entsprechenden Regelungen der Lohnfortzahlung. Keiner wird erwarten, dass die Beteiligten die zusätzlichen Aufgaben umsonst übernehmen, kurzfristig sind auch bei sorgfältiger Beachtung der hier formulierten Hinweise Umsatz- und Ergebniseinbußen kaum zu vermeiden. Sicherlich bieten sich zahlreiche Versicherungsmöglichkeiten an, welche aber Geld kosten. Umso mehr, je später diese im Berufsleben abgeschlossen werden. Ob die notwendig sind, hängt von der finanziellen Situation ab, wobei weniger das Vermögen, als vielmehr die kurzfristig zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel den Rahmen vorgeben.

Thomas Schneider

Foto: Jens Fischer / KI-generiert